Hoofdstuk 4

OVER DE ORGANISATIE

2019 was ook voor de organisatie zelf een bedrijvig jaar. Zo kwam de basis tot stand van een nieuw en inspirerend meerjarenbeleidsplan, waaruit zelfs een reorganisatie volgde.

Een nieuw meerjarenbeleidsplan

In 2019 werd het nieuwe meerjarenbeleidsplan gepresenteerd. Een plan voor de komende vier jaar, tot en met 2022, met als titel De vonk voor inspiratie. De eerste aanzet voor het plan is gemaakt in 2018. Toen formuleerde een groot aantal medewerkers, die met elkaar een dwarsdoorsnede vormen van de organisatie, de missie en de visie voor de komende jaren. Daarbij kregen ze ondersteuning van het zogenoemde doorontwikkelteam. De kernwaarden voor de bibliotheek werden op schrift gesteld, net als de doelstellingen voor de programma’s van de bibliotheek: Educatie, Participatie & Zelfredzaamheid en Ontwikkeling & Ontplooiing. Uit dit inspirerende nieuwe meerjarenbeleidsplan spreekt de enorme betrokkenheid en bevlogenheid van onze medewerkers. De vonk voor inspiratie is tot stand gekomen door met elkaar de waarden van de bibliotheek te bespreken en te doorleven plus de maatschappelijke impact die wij hiermee willen bereiken. Dat heeft ons opnieuw gesterkt in onze overtuiging dat de bibliotheek van alle tijden is. De bibliotheek draagt in belangrijke mate bij aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. En dat zal alleen maar groeien met de uitvoering van dit nieuwe meerjarenbeleidsplan. In 2019 zijn we begonnen met het vertalen van de ambities uit het meerjarenbeleidsplan, naar de concrete uitvoering binnen de verschillende programma’s.

Vandaag vond de Landelijke dag nieuwe bibliotheekinitiatieven plaats! De volgende vier innovatieprojecten mogen zich na vandaag officieel een proeftuin noemen: @BSFFryslan, @bibliotheekhp, @BiebKennemerwrd en @biebaanzet. – Koninklijke Bibliotheek @KB_Nederland, 14 feb. 2019

Functiehuis

Bij het werken aan het meerjarenbeleidsplan merkten de medewerkers dat het functiehuis van Bibliotheek Kennemerwaard niet meer paste bij de actuele manier van werken. Als we het nieuwe meerjarenbeleidsplan willen realiseren, is een andere wijze van sturing nodig. Met de hulp van een externe HR-adviseur is onze eigen HR-adviseur in gesprek gegaan met verschillende medewerkers. De input van die medewerkers is vervolgens vertaald in een nieuw functiehuis. Hierbij is gekozen voor het clusteren van functies in meer generieke beschrijvingen. Het functiehuis is daarna voorgelegd aan de Ondernemingsraad, die haar instemming verleende. De directie besloot daarop tot een reorganisatie. Er werd een reorganisatieplan opgesteld met als uitgangspunt dat de formatie gelijk zou blijven. De OR adviseerde positief, waarna eind 2019 de reorganisatie in gang is gezet. De eerste fase is in 2019 afgerond, de tweede fase vindt plaats in 2020.

Fusie met Artiance Centrum voor de Kunsten in 2021

Een fusie met Artiance Centrum voor de Kunsten komt dichterbij. November 2018 tekenden de beide Raden van Toezicht de intentieovereenkomst voor een fusie en vervolgens is de start gemaakt met een onderzoek naar de inhoudelijke meerwaarde van een fusie tussen Bibliotheek Kennemerwaard en Artiance Centrum voor de Kunsten in Alkmaar. Dit resulteerde in juni in een fusierapport dat met enige kanttekeningen positief werd ontvangen door de Raden van Toezicht en Ondernemingsraden van beide organisaties. De instemmende reacties op de inhoudelijke meerwaarde gaven voldoende vertrouwen om de volgende fase in het fusietraject in te zetten. Na de zomervakantie bleek echter dat de termijn om het besluitvormingstraject zorgvuldig te kunnen doorlopen, erg krap werd. Besloten is daarom tot uitstel van de fusie tot 1 januari 2021.

Buitenlands bezoek

Ook in 2019 waren er weer verschillende bezoekjes van onze bibliotheek aan het buitenland en mochten wij hier enkele buitenlandse gasten verwelkomen.

Samira Rafaela

Europarlementariër Samira Rafaela bezocht de vestiging Alkmaar Centrum. Dit in het kader van kennisdelen over bibliotheken met Europarlementariërs. Tijdens dit bezoek deelden we informatie over welke taken de bibliotheek uitvoert en op welke maatschappelijke vraagstukken de bibliotheek mede een antwoord kan geven.

Dank voor de inspiratie en jullie inzet! Belangrijk dat de maatschappelijke en verbindende functie van bibliotheken veel breder bekend wordt. @LibrariesEU #BibliothekeninEuropa

– Samira Rafaela @samiraraf, 2 aug. 2019

Naar Rusland Op 27 juni was er in het Jeltsin centrum te Ekaterinburg een uitwisselingscongres tussen Rusland en Nederland. Directeur Erna Winters was uitgenodigd om haar visie te delen op de samenhang tussen het bibliotheekwerk in de stad en op het platteland.

Nationale Bibliotheek Litouwen ontwikkelt nieuwe strategie #mediawijsheid op basis van ervaring netwerkpartner @BiebKennemerwrd – Mediawijzer.net @Mediawijzer, 21 aug. 2019

Uitwisseling State Library Queensland  In het kader van uitwisseling werkte Daniel Flood begin 2019 een aantal weken in Bibliotheek Kennemerwaard. Daniel is werkzaam als Creative Production Manager in de State Library of Queensland.

Lighthouse Libraries/#generationcode Op uitnodiging van Public Libraries 2030/Lighthouse Libraries bezochten de directeur en enkele medewerkers het Europees Parlement in Brussel. Lighthouse Libraries is een initiatief van Public Libraries 2030. De meest innovatieve en vooruitstrevende bibliotheken in Europa worden ervoor uitgenodigd. Directeur Erna Winters vertelde onder meer over het project Level Up! (https://startlevelup.nl/).

Lighthouse Libraries: https://publiclibraries2030.eu/projects/lighthouse-libraries/

Inzet vrijwilligers

Onze vrijwilligers hebben in 2019 een waardevolle bijdrage geleverd aan een groot aantal projecten en activiteiten in en rond de bibliotheek. In aantal groeide het vrijwilligersbestand in 2019 van 270 naar 310 vrijwilligers. De vrijwilligers van de bibliotheek waren werkzaam in allerlei functies. Deze zijn onder te brengen in de volgende functiegroepen: publieke dienstverlening, taalvrijwilligers, digitale vrijwilligers, projectvrijwilligers en technische vrijwilligers. Nieuwe functies waren dit jaar de taalvrijwilligers voor de ROC Oefengroep in Alkmaar De Mare en het Open Leercentrum in Castricum. Daarnaast vond er bij Dag & Dauw een uitbreiding plaats in locaties.

In 2019 werden de vrijwilligers voorgesteld aan twee nieuwe vrijwilligerscoördinatoren. Zij namen elk twee gemeentes onder hun hoede. Vrijwilligers konden bij de coördinatoren onder andere terecht voor een gesprek over hun ontwikkelwensen. Door dit soort gesprekken werd het voor de huidige vrijwilligers mogelijk om door te stromen naar een andere vrijwilligersfunctie. Daarbij hielp ook de interne nieuwsbrief met vacatures die in het leven werd geroepen. Dit zorgde voor meer tevredenheid en meer verbinding met de bibliotheek. Dit jaar stond er voor de vrijwilligers weer een aanbod met workshops op het programma, één van de zaken die we onze vrijwilligers als beloning bieden. Daarnaast werden er lente-bijeenkomsten georganiseerd en hebben we het jaar afgesloten met twee bruisende vrijwilligersbijeenkomsten. Om onze vrijwilligers ook in de toekomst te kunnen houden en om optimaal van hun talenten gebruik te kunnen maken, ontwikkelden we dit jaar een nieuw vrijwilligersbeleid. Het vrijwilligersbeleid sluit aan bij het actuele Meerjarenbeleidsplan en richt zich op de periode 2019-2022.

‘Door de inzet van vrijwilligers halen we de maatschappij naar binnen. Vrijwilligers vergroten door hun werkzaamheden en als ambassadeurs het maatschappelijk bereik van de bibliotheek en zorgen voor verbinding met de lokale samenleving. Zij ondersteunen ons bij het mogelijk maken van een groot aanbod aan activiteiten. Door in te zetten op informeel leren, het bij elkaar brengen van diverse groepen uit de maatschappij en door het inzetten van hun specifieke deskundigheid, leveren vrijwilligers een belangrijke bijdrage aan de bibliotheek. Andersom stellen we als bibliotheek door het aanbieden van vrijwilligerswerk mensen in staat om mee te blijven doen in en bij te dragen aan de maatschappij met hun talenten en ervaring.’

Onze visie op het werken met vrijwilligers, uit: vrijwilligersbeleid Bibliotheek Kennemerwaard

Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht van Bibliotheek Kennemerwaard bestond in 2019 uit:

  • Mevr. B. Dijkstra, voorzitter
  • Mevr. L. Oskamp, lid
  • Dhr. K. Res, lid
  • Dhr. M. Delahay, lid
  • Mevr. E. Hollenberg, lid
  • Dhr. J. Oost, lid

Management

Het management van Bibliotheek Kennemerwaard werd in 2019 gevormd door:

  • Mevr. E. Winters, directeur/bestuurder
  • Mevr. H. Idema, sectormanager Publieksdiensten
  • Dhr. J. Kaldenbach, sectormanager Innovatie & Ontwikkeling

Ondernemingsraad

Ondernemingsraad De Ondernemingsraad bestond tot 1 september uit het maximum van zeven leden. In de periode september tot december hebben we een vacature gehad door het vertrek van één van de OR-leden. Per 1 januari 2019 is de samenstelling als volgt:

  • Joey Haakman
  • Anita de Jong
  • Jolanda Kreuk
  • Lenette Logtenberg
  • Marian Lerchbaumer
  • Sanneke van der Meer
  • Claudia Oudejans

De Ondernemingsraad is in 2019 acht keer bijeen geweest voor een vergadering. Daarnaast vonden zeven vergaderingen plaats met de directeur en één bijeenkomst Algemene gang van Zaken, met de leden van de Raad van Toezicht. Naast de reguliere vergaderingen is de gehele OR één keer bijeengekomen voor een scholingsdag met een cursusleidster van het KGCA. De rode draad in het jaar 2019 was het onderzoek naar de mogelijke fusie met Artiance Centrum voor de Kunsten, de doorontwikkeling binnen Bibliotheek Kennemerwaard en het daarbij behorende functiehuis en reorganisatieplan. Belangrijke onderwerpen waarop advies werd gegeven waren: de intentie tot fusie van Artiance Centrum voor de Kunsten en Bibliotheek Kennemerwaard, en het reorganisatieplan behorend bij het nieuwe functiehuis. De OR heeft dit jaar tweemaal instemming verleend, op het functiehuis en het verzuimbeleid.

Donatie afgeschreven pc’s, printers en laptops

Net als in 2018 heeft Bibliotheek Kennemerwaard ook in 2019 haar afgeschreven pc's, printers en laptops gedoneerd aan ICT vanaf Morgen. ICT vanaf Morgen wil een meer circulaire wereld creëren door afgeschreven ICT-apparatuur, indien mogelijk, te refurbishen en zo de levensduur te verlengen en de afvalstroom van ICT-apparatuur te beperken. https://ictvanafmorgen.nl/

Webbieb Summerschool

Bibliotheek Kennemerwaard mocht het afgelopen jaar een bijdrage leveren aan de zevende Webbieb Summerschool met als thema ‘Creëer de Wow in je bibliotheek!’. Naast Bibliotheek Kennemerwaard, leverden ook Kopgroep Bibliotheken (Beste bibliotheek van de wereld in 2018), LocHal (genomineerd als Beste bibliotheek in 2019) en Jolanda Robben (Beste bibliothecaris 2019) een bijdrage aan deze inspirerende dag in Utrecht.