Over de organisatie
Hoofdstuk 4
2022 stond in het teken van het verder doorontwikkelen van de samenwerking tussen Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard. Zowel op de inhoud als in de ondersteunende diensten. Met name op het gebied van bedrijfsvoering, HR en de financiële administratie werden efficiencyslagen gemaakt. Verder werd meer overlegd tussen de verschillende programma's in de twee organisaties. Binnen de bibliotheek werkten we verder aan het doorvoeren van een zelforganiserende manier van werken. Dit gebeurt in verschillende teams, ieder in hun eigen tempo. Met het team van Bibliotheek Langedijk werkten we toe naar de fusie met Bibliotheek Kennemerwaard per 1 januari 2023. Hierdoor hebben we nu drie vestigingen in de Gemeente Dijk en Waard.
Ziekteverzuim
Zoals in onderstaande tabel te lezen is, is het ziekteverzuim bij Artiance het afgelopen jaar iets afgenomen ten opzicht van vorig jaar. Bij de bibliotheek is het verzuim gestegen in vergelijking tot 2021..
Organisatie
Bibliotheek
Artiance
ABC Huis
2022
6,73 %
6,44 %
3,12 %
2021
4,95 %
7,86 %
n.v.t.
Ziekteverzuim en duurzame inzetbaarheid vragen om voortdurende aandacht. In 2022 is de arbodienst geharmoniseerd voor alle drie de organisaties. In samenwerking met een arbeids- en organisatiedeskundige van de arbodienst hebben we het afgelopen jaar als pilot een traject Werkplezier georganiseerd binnen het programma Educatie. Dit om de vitaliteit te stimuleren, veerkracht te vergroten en ziekteverzuim te voorkomen. Als vervolg hierop bieden we een opleidingspalet aan met workshops rondom het thema Veerkracht dat beschikbaar gesteld wordt voor alle medewerkers binnen het gehele ABC Huis.
Functiewaarderingssysteem
Binnen het gehele ABC Huis is in 2022 een functiewaarderingstraject uitgevoerd. Er is een nieuw landelijk functiewaarderingssysteem (Fuwa) ontwikkeld voor de sectoren openbare bibliotheken (OB) en kunsteducatie (KE). Dit betekent dat er een functieboek is ontwikkeld met generieke functies voor beide sectoren.
Voorafgaand hebben we alle bestaande functies uit ons functiehuis geëvalueerd. Samen met een aantal collega’s die in de desbetreffende functies werkzaam zijn. Vervolgens zijn de functies ingedeeld in het nieuwe functieboek. Alle medewerkers hebben een brief ontvangen met de definitieve indeling van hun functie in het nieuwe functieboek. Het nieuwe functieboek OB/KE is per 31 december 2022 geïmplementeerd binnen onze organisaties.
Inzet vrijwilligers
Doordat alle activiteiten dit jaar weer konden worden opgestart is er ook weer meer vraag naar de inzet van vrijwilligers. Ons vrijwilligersbestand is daardoor gegroeid. De vrijwilligers zijn enthousiast en gemotiveerd om zich op hun vakgebied in te zetten voor de bezoekers en medewerkers van de bibliotheek. Toen in februari de oorlog in Oekraïne begon en de eerste vluchtelingen naar Nederland kwamen, is de bibliotheek vrijwel meteen gaan onderzoeken wat voor ondersteuning er gegeven kon worden met betrekking tot het leren van de taal. Ook hierbij spelen vrijwilligers een grote rol. Zij ondersteunen deze vluchtelingen, in groepen maar ook één op één. Soms door het voeren van gesprekken om zo de woordenschat te vergroten maar soms ook door te helpen met grammatica en het schrijven van de taal.
Verder helpen de vrijwilligers de medewerkers op de bibliotheekvloer en ondersteunen zij ze met de dagelijkse gang van zaken. Mede daardoor kan de bibliotheek zich verder ontwikkelen tot een maatschappelijke bibliotheek waar steeds meer mensen zich thuis voelen.
Raad van Toezicht ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard) De Raad van Toezicht bestond in 2022 uit:
- Dhr. J. Oost, voorzitter, afgetreden half maart
- Dhr. E. Barendrecht lid, voorzitter van half maart t/m 13 december
- Mevr. N. de Leur, voorzitter vanaf 1 november
- Mevr. L. Oskamp, lid
- Dhr. K. Res, lid
- Mevr. L. Danenberg, lid
- Mw. W. Sint, lid
- Mevr. C. Oldenburg, trainee
Management ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard) Het management werd in 2022 gevormd door:
- Mevr. E. Winters, directeur/bestuurder
- Mevr. H. Idema, organisatieregisseur
- Dhr. J. Kaldenbach, organisatieregisseur
- Mevr. P. van der Mark, organisatieregisseur
- Mevr. H. Vries, organisatieregisseur
- Mevr. I Stokx, P & O adviseur
- Mevr. S. Jaarsma, P & O adviseur
- Mevr. M. Boonkamp, controller
- Mevr. J. Kreuk, programmaregisseur Educatie
- Mevr. L. Logtenberg, programmaregisseur Ontwikkeling & Ontplooiing
- Mevr. N. van der Ark, programmaregisseur Participatie & Zelfredzaamheid
Ondernemingsraad ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard)
Het was een roerig jaar voor de OR, zowel qua bezetting als samenstelling. Vanwege verlof van één van de leden en het aftreden van een ander lid zag de samenstelling van de OR er in 2022 uit als volgt:
- Mariken Gimbrére
- Sanneke van der Meer, OR lid en voorzitter (afgetreden in april 2022)
- Hanneke Hoffmann, OR lid en vanaf april interim voorzitter.
- Annemarie Kraaier, secretaris
- Ria de Ridder
- Mieke Vis
- Wim Vlaar
- Maja Veldt-Poklepovic, OR lid vanaf april
In november zijn er verkiezingen uitgeschreven voor de kiesgroep Artiance vanwege de aanstaande pensionering van Ria de Ridder. Hierbij is Britt Caarels gekozen als nieuw lid van de OR, zij begint met haar werkzaamheden vanaf maart 2023.
Bijeenkomsten De ondernemingsraad is in 2022 zes keer bij elkaar geweest voor een vergadering. Daarnaast waren er zes vergaderingen met de directeur. Vier keer in het afgelopen jaar had een afvaardiging van de OR een financieel overleg met de controller, er waren twee gesprekken met de Raad van Toezicht en er was een gesprek met de auditcommissie in verband met de certificering van Bibliotheek Kennemerwaard.
De OR gaf in 2022 instemming op:
- De keuze van de Arbo dienst voor Artiance en het ABC Huis;
- De uitstel van de invoering van de jaarurensystematiek voor Bibliotheek Kennemerwaard;
- De procedure rondom de Fuwa;
- De voorgenomen fusie van bibliotheek Langedijk en bibliotheek Kennemerwaard.
Verder gaf de OR advies over de gekozen generieke functies vanuit de Fuwa. Hierbij gaf de OR heeft aan dat er gewaakt moet worden voor een te grote kloof tussen de hogere functies en de andere functies.
Tevens is er aandacht geweest voor onder andere:
- de onrust bij de medewerkers van de bibliotheek vanwege de doorontwikkeling en zelforganisatie;
- het meerjarenbeleidsplan;
- het verbeterplan interne communicatie;
- de eventuele juridische fusie van Artiance en de bibliotheek.
De OR heeft hierbij advies kunnen vragen aan en kunnen overleggen met Annegret Sterken van de KGCA (partner in medezeggenschap). Ook heeft de OR in april een tweedaagse training gevolgd met Annegret waarbij is gekeken naar de samenwerking en de doelen van de OR.
Jan | Organisatieregisseur
"Samenwerken met collega's, vrijwilligers, partners en inwoners. Bijdragen aan de ontwikkeling van de bibliotheek als relevante en onmisbare maatschappelijke instelling. Dat zijn voor mij de belangrijkste drijfveren voor het werken in deze leuke en steeds veranderende organisatie. Nog altijd!"
