Hoofdstuk 4

OVER DE ORGANISATIE

Ook voor de organisatie was 2021 een roerig en bedrijvig jaar. Corona maakte het er niet gemakkelijker op maar daar ging iedereen opnieuw creatief mee om. We hebben het afgelopen jaar een vervolg gegeven aan het werken vanuit de principes van zelforganisatie. Teams hebben met ondersteuning van interne coaches stappen gezet waarmee zij meer inzicht hebben gekregen hoe zij in hun dagelijkse werk bij kunnen dragen aan het realiseren van de doelstellingen van de bibliotheek en het programmateam waarin zij werken.

Nieuwe stichting ABC Huis – harmonisatie HR-processen

Afgelopen jaar was het eerste jaar van de nieuwe stichting ABC Huis. Sinds 1 januari 2021 is de bestuurlijke fusie tussen Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard een feit. Sinds die datum geeft het managementteam van het ABC Huis leiding aan de stichtingen Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard. Ook Control en HR werken vanuit het ABC Huis voor beide organisaties. Alle afdelingen die zich direct bezighouden met de diensten aan inwoners, zijn nog ondergebracht bij respectievelijk Bibliotheek Kennemerwaard of Artiance. Voor medewerkers die in het ABC Huis zijn ondergebracht moesten allerlei zaken (opnieuw) geregeld worden die anders bij de twee andere organisaties hadden gelegen. Verder is onze HR-afdeling het afgelopen jaar bezig geweest met het stroomlijnen van de interne processen en regelingen van beide organisaties met als doel ze zoveel mogelijk te harmoniseren. Zo zijn onder meer de administratieve HR-processen in de personeels- en salarisadministratie opnieuw ingericht, er is een nieuw personeelshandboek opgesteld en er ligt een eenduidig verzuimproces voor alle drie de organisaties. Maar ook de werkkostenregeling passeerde de revue, net als allerlei verzekeringen en wetten waaraan de organisatie moet voldoen. Deze harmonisatie wordt vanuit HR in 2022 verder opgepakt.

Ziekteverzuim

Het afgelopen jaar is het ziekteverzuimpercentage ten opzichte van vorige jaren verder gedaald. In 2019 was het gemiddelde verzuimpercentage 8,3%, in 2020 was het 6,04% en het jaar 2021 sloten we af met een gemiddeld verzuimpercentage van 4,95%. We hanteren een nieuw proces bij ziekteverzuim waarin heldere afspraken zijn gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces. Daarnaast zijn alle drie de organisaties eigenrisicodrager geworden voor de Ziektewet en de WGA . Dit om als werkgever het arbeidsperspectief van zieke en arbeidsongeschikte (ex) werknemers te kunnen vergroten en kosten van verzuim en arbeidsongeschiktheid te kunnen beheersen. Vanuit goed werkgeverschap hebben we als secundaire arbeidsvoorwaarde voor onze medewerkers een collectieve arbeidsongeschiktheidsregeling afgesloten. Dit om één en ander goed te regelen voor onze medewerkers en om inkomensschade bij arbeidsongeschiktheid zo veel mogelijk te beperken. Ziekteverzuim en duurzame inzetbaarheid vragen om continue aandacht. In 2022 zal de Arbodienst worden geharmoniseerd en richten we ons meer op preventie om vitaliteit te stimuleren en ziekteverzuim te voorkomen.

Formatie

Gedurende het jaar 2021 waren 154 werknemers (gemiddeld 80,07 FTE) in loondienst bij Bibliotheek Kennemerwaard. Van de 80 FTE was 66 FTE vast en 14FTE in tijdelijke in dienst.

Inzet vrijwilligers

Ook voor onze vrijwilligers was het een roerig jaar. Een lockdown, de beperkte opening van de bibliotheken en veel activiteiten die moesten worden afgezegd of niet eens georganiseerd konden worden zorgden bij elkaar voor een onvoorspelbaar jaar. Een jaar waarin wel weer eens duidelijk werd wat een betrokken en flexibele vrijwilligers we hebben bij Bibliotheek Kennemerwaard. Zodra er activiteiten georganiseerd worden, staan onze vrijwilligers onmiddellijk en vol energie klaar om aan het werk te gaan. Ze passen zich moeiteloos aan, aan alle maatregelen en beperkingen om bezoekers veilig te kunnen ontvangen en zich welkom te laten voelen bij onze activiteiten en in de verschillende vestigingen. Zonder onze vrijwilligers zouden we heel veel activiteiten niet kunnen bieden en zouden veel werkzaamheden blijven liggen.

Community SAMEN

Het afgelopen jaar is de community SAMEN opgericht. Een community waarin beroepskrachten en vrijwilligers samen naar de onderlinge samenwerking kijken. De groep deelt ervaringen en inspiratie om die samenwerking op een leuke, laagdrempelige manier te verstevigen. Met ideeën voor projecten, acties, ontmoetingen en werkdocumenten. Door meer interactie te creëren tussen vrijwilligers en medewerkers leren we elkaar beter kennen en kunnen we goed gebruik maken van elkaars talenten, kennis en energie. Zo kunnen we ons allemaal blijven ontwikkelen, ons aanbod vergroten en het maakt de samenwerking ook nog eens een stuk leuker.

"Ik vind het erg leuk om iets terug te doen voor de maatschappij door vrijwilligerswerk te doen, op basis van mijn kennis en enthousiasme."

• "Een feest! Ja, zo ervaar ik het iedere keer, als ik als vrijwilliger op donderdagmiddag naar het Open Leer Centrum (OLC) ga in de bibliotheek van Heerhugowaard." • "Mijn kinderen zijn al groot, maar wat is het leuk zo weer met dat kleine volk bij de jeugdactiviteiten van de bieb! Wat ik dan doe? In de eerste plaats vooral genieten!"

Aldus een aantal vrijwilligers

Raad van Toezicht ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard)

De Raad van Toezicht bestond in 2021 uit: · Dhr. G. Ten Dam, voorzitter · Dhr. J. Oost, vicevoorzitter · Mevr. L. Oskamp, lid · Dhr. K. Res, lid · Mevr. E. Hollenberg, lid · Dhr. E. Barendrecht lid · Mevr. L. Danenberg, lid · Dhr. D. van Noord, trainee

Management ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard)

Het management werd in 2021 gevormd door: · Mevr. E. Winters, directeur/bestuurder · Mevr. H. Idema, organisatieregisseur · Dhr. J. Kaldenbach, organisatieregisseur · Rob Bangert, organisatieregisseur

Ondernemingsraad ABC Huis (Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard)

Begin 2021 waren er verkiezingen voor de Ondernemingsraad. Dit vanwege de bestuurlijke fusie tussen Artiance en Bibliotheek Kennemerwaard. Waar voorheen beide organisaties een eigen Ondernemingsraad hadden, is er nu één Ondernemingsraad ABC Huis die de belangen van alle werknemers van de drie organisaties behartigt.

Per april 2021 is de samenstelling als volgt: · Mariken Gimbrère · Hanneke Hoffmann · Annemarie Kraaier (secretaris) · Sanneke van der Meer (voorzitter) · Ria de Ridder · Mieke Vis · Wim Vlaar (tijdelijk vervangen door Nathalie Salvaggio)

De Ondernemingsraad is in 2021 zeven keer bijeen geweest voor een vergadering. Daarnaast waren er zeven vergaderingen met de directeur en was er één bijeenkomst Algemene gang van Zaken samen met de leden van de Raad van Toezicht. De vergaderingen vonden zowel online als live plaats, afhankelijk van de mogelijkheden en de dan geldende maatregelen. De onderwerpen coronasituatie en zelforganisatie bij Bibliotheek Kennemerwaard zijn ook in 2021 niet van de agenda verdwenen. De toekomst en doorontwikkeling van het ABC Huis bepaalde een flink deel van de agenda van de Ondernemingsraad. Harmonisering van verzuimbeleid, personeelshandboek, werkkostenregeling en allerlei verzekeringen stonden op de agenda.