Hoofdstuk 3
OVER DE ORGANISATIE
2020 was ook voor de organisatie zelf een roerig en bedrijvig jaar. Er vond een reorganisatie plaats en er werd een start gemaakt met zelforganiserend werken.
Transitie naar Zelforganisatie
Tijdens de voorbereidingen voor het meerjarenbeleidsplan 2019 - 2022 gaven de medewerkers in het DoorOntwikkelTeam aan dat er behoefte is aan meer zelforganisatie. Om daadwerkelijk uitvoering te kunnen geven aan deze nieuwe manier van werken, is in 2019 een nieuw generiek functiehuis vastgesteld. Ook is een reorganisatie doorgevoerd die in mei 2020 kon worden afgerond. Er is een tijdelijke werkgroep gevormd die de integrale aanpak van de groei naar zelforganisatie bewaakt. De werkgroep zet de overall veranderaanpak uit en betrekt ook hierin medewerkers vanuit de organisatie. Veel medewerkers zijn ambassadeurs die het gedachtegoed van zelforganisatie verspreiden. Zij zorgen daarmee voor een olievlek in de organisatie. Met deze groep ambassadeurs zijn we aan de slag gegaan met trainingen rond zelforganisatie. Onder begeleiding van externe trainers zijn tijdens de leergang verschillende thema’s behandeld die horen bij zelforganisatie. Zoals bijvoorbeeld de purpose van de organisatie, teamdoelen, overleg en besluitvorming, werken vanuit rollen, kaders en zelfsturend gedrag.
Omarm de kans, pak het samen op en creëer de vonk!
Met de ondersteuning van onze coaches en de inzet van onze ambassadeurs voor zelforganisatie pakken we stapsgewijs de transitie op naar zelforganisatie in de teams en binnen de gehele organisatie. Zelforganisatie is een pad dat Bibliotheek Kennemerwaard bewust is ingeslagen en dat de komende jaren verder bewandeld zal worden. Straks ook samen met Artiance binnen het ABC Huis. Dit met als doel flexibel en snel in te kunnen spelen op de veranderingen in de maatschappij en de behoeften van onze inwoners. Het diepere doel van de organisatie en de klant als mens staan hierbij centraal.
ABC Huis
Nadat eind 2019 de bestuurlijke fusie met Artiance met een jaar was uitgesteld is in 2020 de draad weer opgepakt. Gedurende dit jaar is gewerkt aan een strategisch plan, een begroting en een functiehuis voor de holding. Dit gebeurde in de fusiewerkgroep die voortdurend de beide ondernemingsraden en raden van toezicht informeerde. Wanneer daartoe aanleiding was, werden documenten ter advisering of besluitvorming voorgelegd aan één van deze organen. In mei en juni namen de beide raden van toezicht het besluit om over te gaan tot voorbereiding van de bestuurlijke fusie per 1 januari 2021. Medewerkers uit beide organisaties werden via korte nieuwsberichten op de hoogte gehouden van de voortgang van het proces. Tijdens personeelsbijeenkomsten was er aandacht voor de op handen zijnde fusie en in het najaar werd een online informatiebijeenkomst georganiseerd waarin de plannen uiteengezet werden. Medewerkers die betrokken waren bij bestaande samenwerkingsprojecten hielden een korte presentatie en medewerkers die vanuit huis deelnamen konden vragen stellen aan de beide directeuren. In november werd Erna Winters benoemd tot directeur / bestuurder voor het ABC Huis. Zij geeft per 1 januari 2021 leiding aan het ABC Huis.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim is het afgelopen jaar aanzienlijk gedaald. Was het gemiddelde verzuimpercentage in 2019 nog 8,3%, aan het eind van 2020 stond het gemiddelde op 6,04%. De maandelijkse verzuimcijfers zijn lager sinds mei en vanaf oktober zet de dalende trend verder door. Het verzuim bestond vooral uit lang en extra lang verzuim met een duidelijk medische oorzaak. Het aantal meldingen voor kort verzuim was duidelijk lager dan vorig jaar. Het is niet bekend welke invloed het coronavirus hier precies op heeft gehad.
Wel zijn vorig jaar diverse acties in gang gezet om het ziekteverzuimpercentage te laten dalen. Zo zijn na de reorganisatie heldere afspraken gemaakt over rollen en verantwoordelijkheden in het proces, werden de verzuimcijfers maandelijks in het MT besproken, en is de samenwerking met de Arbodienst en HR in de verzuimbegeleiding geoptimaliseerd. Daarnaast zijn in het kader van het coronavirus preventieve consulten bij de bedrijfsarts aangeboden aan medewerkers die onder de kwetsbare groep vielen. Verder is er volop aandacht voor medewerkers en hebben collega’s diverse initiatieven gestart om met elkaar in contact te blijven in de nieuwe (thuis)werksituatie. Het is van groot belang dat er voortdurende aandacht is voor het structureel verlagen van de verzuimcijfers en bovenal te zorgen voor duurzaam inzetbare medewerkers.
Formatie
Eind 2020 had Bibliotheek Kennemerwaard 138 medewerkers in dienst. Omgerekend gaat het om 76,2 fte waarvan 64,8 fte in een vast dienstverband. Het overige aantal (11,4 fte) viel onder de flexibele schil (tijdelijke contracten).
Bijdragen aan netwerken
‘Ontmoeting en debat’ is een belangrijke kerntaak uit de bibliotheekwet En er zijn steeds meer bibliotheken die die kerntaak oppakken en er actief mee aan de slag gaan. Zo werd onze directeur Erna Winters gevraagd een inspirerende kick-off te verzorgen bij een training in Overijssel en Gelderland. Het ging om een leergang ‘Programmeren in de bibliotheek’ voor programmeurs van bibliotheken en aanverwante organisaties. De training werd verzorgd door Rijnbrink (Provinciale Ondersteunings Instelling voor Bibliotheken in Gelderland en Overijssel)
Verder zijn medewerkers van Bibliotheek Kennemerwaard actief in netwerken als CoderDojo Nederland, Public Libraries 2030, Leesoffensief Provinciaal en lokaal, de onderhandelingsdelegatie namens de Vereniging Openbare Bibliotheken voor het leenrecht. Medewerkers dachten mee in de commissie Omslagstelsel van de NBD (Nederlandse Bibliotheek Dienst) en waren betrokken bij werk- en klankbordgroepen rondom de cultuurnota’s van Castricum en Bergen. Ook werd een bijdrage geleverd vanuit Bibliotheek Kennemerwaard aan de klankbordgroep voor de opleiding tot Community Librarian en aan de klankbordgroep voor Kenniscloud.
ICT
In 2020 is de overstap van de bibliotheek naar Office 365 geëvalueerd en Sharepoint is voor een groot gedeelte heringericht. Met het oog op de fusie met Artiance zijn de voorbereidingen getroffen voor de overstap van de medewerkers van Artiance op Office365 in 2021. Door corona hebben veel medewerkers in 2020 thuis moeten werken. Daarvoor zijn veel laptops ingezet die normaliter in de publieke dienstverlening worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld het Taalhuis. De verwachting is dat het thuiswerken ook na corona substantieel zal blijven.
Inzet vrijwilligers
Door corona konden het afgelopen jaar veel activiteiten waarbij vrijwilligers actief zijn niet doorgaan. Toch waren er ook veel vrijwilligers die wel hun werk konden blijven doen. Zo gingen de vrijwilligers van de dienst Bibliotheek aan Huis nog steeds met gevulde boekentassen naar hun klanten. Maar in plaats van het kopje koffie en het praatje binnen, werd de boekentas nu voor de voordeur gezet. Zo kon de bibliotheek ook mensen blijven bedienen die niet zelf naar de bibliotheek konden komen voor de AfhaalBieb. Andere voorbeelden zijn de vrijwilligster die met haar 2CV het boekentransport verzorgde in Bergen en Egmond, de CoderDojo mentoren die online kinderen leerden programmeren en de taalvrijwilligers die online begeleiding gaven en telefonisch of op gepaste afstand taalspreekuren hielden. En na de tijdelijke versoepeling in mei gingen verschillende onze gastvrouwen en gastheren, in oranje hesjes en met mondkapjes weer de vloer op om te helpen in de uitleen. Grote betrokkenheid Dit jaar heeft ook weer eens laten zien hoe betrokken onze vrijwilligers zijn. Vrijwilligers die niet in actie konden komen hebben het vrijwilligerswerk enorm gemist. Iets kunnen betekenen voor een ander, de zinvolle tijdsbesteding en het contact met de medewerkers is voor veel vrijwilligers heel belangrijk. Ook onze medewerkers misten de vrijwilligers met wie ze altijd werken. Gelukkig is er wel veel telefonisch contact geweest tussen medewerkers en vrijwilligers om dit contact warm te houden. En ondanks het coronajaar is het vrijwilligersbestand groot gebleven. We hebben nog steeds rond de driehonderd vrijwilligers. Voor het eerst dit jaar woonden de vrijwilligers, weliswaar online vanwege corona, de personeelsbijeenkomst bij. Er is een klankbordgroep in het leven geroepen waarin vrijwilligers zich buigen over de manier waarop het vrijwilligerswerk in de bibliotheek geregeld is. En vanwege corona én de ontwikkelingen rondom de reorganisatie en de fusie, is de frequentie van de nieuwsbrief voor vrijwilligers opgeschroefd van eens per drie maanden naar elke maand.
"Door de inzet van vrijwilligers halen we de maatschappij naar binnen. Vrijwilligers vergroten door hun werkzaamheden en als ambassadeurs het maatschappelijk bereik van de bibliotheek en zorgen voor verbinding met de lokale samenleving. Zij ondersteunen ons bij het mogelijk maken van een groot aanbod aan activiteiten. Door in te zetten op informeel leren, het bij elkaar brengen van diverse groepen uit de maatschappij en door het inzetten van hun specifieke deskundigheid, leveren vrijwilligers een belangrijke bijdrage aan de bibliotheek. Andersom stellen we als bibliotheek door het aanbieden van vrijwilligerswerk mensen in staat om mee te blijven doen in en bij te dragen aan de maatschappij met hun talenten en ervaring."
Onze visie op het werken met vrijwilligers, uit: vrijwilligersbeleid Bibliotheek Kennemerwaard
Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van Bibliotheek Kennemerwaard bestond in 2020 uit: - Dhr. M. Delahay, voorzitter (per 1 juli afgetreden) - Dhr. J. Oost, voorzitter (per 1 juli) - Mevr. L. Oskamp, lid - Dhr. K. Res, lid - Mevr. E. Hollenberg, lid - Mevr. Mailka el Mhassani, trainee - Mevr. Corneli den Outer, trainee
Management
Het management van Bibliotheek Kennemerwaard werd in 2020 gevormd door: - Mevr. E. Winters, directeur/bestuurder - Mevr. H. Idema, sectormanager Publieksdiensten - Dhr. J. Kaldenbach, sectormanager Innovatie & Ontwikkeling
Ondernemingsraad
De Ondernemingsraad bestond tot maart 2020 tijdelijk uit vijf leden. Na de OR-verkiezingen was de raad weer op volle sterkte, met zeven leden. Per 1 maart 2020 is de samenstelling als volgt: - Hanneke Hoffmann - Anita de Jong - Annemarie Kraaier - Lenette Logtenberg - Sanneke van der Meer - Claudia Oudejans - Mieke Vis
De Ondernemingsraad is in 2020 acht keer bijeen geweest voor een vergadering. Daarnaast waren er zeven vergaderingen met de directeur en was er één bijeenkomst Algemene gang van Zaken, met de leden van de Raad van Toezicht. Naast de reguliere vergaderingen is de Ondernemingsraad, in kleinere afvaardigingen, in gesprek geweest met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad van Artiance, vanwege de bestuurlijke fusie tot het ABC Huis. Sinds maart vorig jaar zijn alle vergaderingen online. De bestuurlijke fusie, de coronapandemie en de gevolgen voor de bedrijfsvoering vormden de rode draad in 2020. In de eerste maanden stond ook de reorganisatie, zoals ingezet in 2019, op de agenda. De Ondernemingsraad bracht advies uit over de volgende zaken: Fusieonderzoek ABC Huis, de benoeming van de directeur van het ABC Huis, het Fietsplan en het vrijwilligersbeleid. Verder heeft de Ondernemingsraad het afgelopen jaar instemming verleend op de werkkostenregeling.